Structuration et optimisation du pilotage d’un cabinet notarial

La problématique

Le cabinet notarial fait face à une gestion éclatée de ses dossiers, compliquant le suivi des actes et la coordination entre les études. L’absence d’un système centralisé oblige les équipes à jongler entre Excel, emails et logiciels internes peu intégrés, ce qui ralonge les délais de traitement et réduit la visibilité sur l’activité.

Sans un dispositif structurant, chaque étude applique ses propres méthodes, entraînant un manque d’harmonisation des pratiques et des difficultés à analyser la performance et la rentabilité des missions. L’absence d’indicateurs précis empêche d’anticiper la charge de travail et de mieux répartir les ressources.

Le cabinet doit centraliser ses données, homogénéiser ses processus et structurer son pilotage stratégique pour fluidifier son organisation et améliorer sa performance.

La méthode Liberall Conseil

1. Structuration et centralisation des données

• Identification des besoins et définition des indicateurs clés de performance (KPI).
• Cartographie des flux d’informations, pour fluidifier la gestion des actes et optimiser le suivi des dossiers.
• Mise en place d’une base de données centralisée, permettant un accès simplifié aux informations clés.

2. Optimisation du suivi et du pilotage des études notariales

• Définition d’un modèle structurant pour suivre l’avancement des dossiers et anticiper les volumes d’actes.
• Standardisation des procédures de gestion, garantissant une meilleure traçabilité et un reporting unifié.
• Création d’outils d’analyse, facilitant l’évaluation de la rentabilité et la prise de décisions stratégiques.

3. Harmonisation des pratiques et coordination des équipes

• Remplacement des fichiers Excel dispersés par un système centralisé et sécurisé.
• Mise en place de process standardisés, assurant une gestion homogène sur l’ensemble du cabinet.
• Accompagnement des équipes pour garantir l’adoption des nouveaux outils et méthodes.

4. Mise en place d’un cadre de gouvernance des données

• Clarification des rôles et responsabilités, pour garantir la fiabilité des informations.
• Développement d’un dispositif de contrôle, permettant un suivi précis des performances.
• Mise en place d’un processus d’amélioration continue, pour adapter les outils aux besoins évolutifs du cabinet.

Les résultats

• Amélioration de la traçabilité des actes, avec un accès simplifié et sécurisé aux données.
• +20 % de gain de temps dans la gestion et le suivi des dossiers, grâce à une organisation plus fluide.
• Optimisation du pilotage des études, avec une meilleure répartition de la charge de travail.
• Un suivi plus précis des performances, permettant d’anticiper les ressources nécessaires et d’améliorer la rentabilité.

Avis client

Nous avions besoin d’une meilleure organisation pour structurer la gestion de nos dossiers et améliorer notre capacité de pilotage. L’équipe a su comprendre nos enjeux et nous proposer des solutions adaptées à notre activité. Grâce à leur accompagnement, nous avons centralisé nos données, mis en place un suivi plus efficace des actes et harmonisé nos pratiques entre nos différentes études. Aujourd’hui, nous avons gagné en efficacité et en visibilité, ce qui nous permet d’optimiser notre activité au quotidien.

‍— Associé, Cabinet Notarial

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