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Les cabinets comptables perdent chaque mois des dizaines d’heures sur une tâche qui ne devrait même plus exister : courir après les factures d’achat non reçues. Entre pièces perdues, portails jamais consultés et emails oubliés, la collecte manuelle épuise les équipes et ralentit toute la production. Pourtant, ce problème n’a rien d’inévitable. L’automatisation permet aujourd’hui de transformer un chaos chronophage en un flux stable, fiable et entièrement géré en arrière-plan.
Pourquoi les cabinets perdent autant de temps avec les factures d’achat
Il y a un paradoxe dans les cabinets : on se plaint du manque de temps, alors qu’une grande partie de ce temps s’évapore dans une tâche qui n’a aucune valeur ajoutée : retrouver les factures d’achat manquantes. Ces pièces sont éparpillées entre boîtes mail personnelles, portails fournisseurs, fichiers téléchargés à moitié, PDF perdus dans un smartphone ou documents jamais récupérés. Le collaborateur passe alors ses journées à relancer, à fouiller, à deviner ce qui manque, à reconstituer des périodes comptables bancales. Rien, absolument rien, dans cette activité ne correspond à ce pourquoi il a été recruté.
Ce phénomène n’est pas anecdotique. Il structure la charge des équipes. C’est lui qui ralentit les clôtures, génère du stress avant les échéances TVA, crée des trous dans les dossiers et détériore la relation client (“vous ne m’avez pas envoyé les factures”, “ah bon ?”). C’est un fardeau silencieux qui s’accumule mois après mois.
Et pourtant, ce problème n’a rien d’inévitable. Il persiste seulement parce que les cabinets continuent de dépendre de clients qui n’ont ni le temps, ni la méthode, ni parfois la volonté d’envoyer leurs documents à temps. Tant que la collecte restera manuelle, elle sera chaotique.
Non, la facturation électronique ne réglera pas tout (ni tout de suite)
Beaucoup espèrent que la réforme mettra fin à ce chaos. Mais la vérité, c’est qu’elle va d’abord créer une période intermédiaire où cohabiteront PDF historiques, emails fournisseurs, portails externes, flux électroniques structurés et formats mixtes. Certains fournisseurs seront à jour, d’autres traîneront. Certains clients adopteront le système rapidement, d’autres mettront des années.
La réforme réduira progressivement la dispersion, mais elle ne supprimera pas la réalité terrain : des dirigeants qui ne téléchargent pas, des fournisseurs qui ne notifient pas, des portails qui centralisent sans envoyer. Autrement dit, si un cabinet attend 2026 pour s’organiser, il continuera à subir une grande partie des frictions actuelles.
La solution existe déjà, et elle ne dépend pas d’un changement réglementaire : elle repose sur trois mécaniques simples, puissantes et complémentaires.
La véritable solution : automatiser, centraliser, récupérer à la source
Cette partie est le cœur opérationnel de l’article. Voici comment fonctionne réellement un système automatisé de récupération des factures d’achat, étape par étape, avec les détails techniques que tu voulais.
1. L’adresse mail de collecte : la colonne vertébrale invisible
L’adresse mail de collecte n’est pas une simple boîte aux lettres. C’est un mécanisme de traitement automatisé qui transforme chaque fichier reçu en information comptable exploitable.
Quand une facture arrive sur cette adresse, l’outil effectue une série d’opérations internes.
D’abord, il extrait les pièces jointes. Chaque PDF, image numérisée, document scanné est isolé et décodé individuellement. S’il y a plusieurs pièces dans le même mail, l’outil les dissèque une par une.
Ensuite, il applique un OCR avancé, une reconnaissance automatique du document qui lui permet de lire la facture comme le ferait un collaborateur expérimenté. L’outil identifie le fournisseur, repère les montants HT, TVA et TTC, détecte la date, extrait le numéro de facture et analyse la structure du document pour en comprendre la nature.
Une fois les données extraites, l’outil effectue un matching du fournisseur. Il compare ce qu’il a détecté avec sa base interne. Si le fournisseur existe déjà, la facture s’y rattache automatiquement. S’il ne le connaît pas, il crée une fiche fournisseur provisoire ou propose une correspondance probable en fonction de l’historique du dossier.
L’outil procède alors au pré-classement comptable. Grâce aux habitudes du dossier, aux patterns de charges déjà enregistrés et parfois à des règles automatiques, il propose un compte fournisseur ou un compte de charge. La facture est rangée dans une file d’attente selon un workflow prédéfini : à valider, à traiter, à payer.
Ce mécanisme, répété à chaque facture, fait gagner un temps colossal. Une facture envoyée à l’adresse de collecte n’est plus une pièce brute : c’est déjà une donnée comptable structurée.
2. Le maillage d’adresses mail et la redirection automatique : capter tout ce qui existe
La deuxième brique consiste à faire en sorte que toutes les factures, quelle que soit leur provenance, atterrissent automatiquement dans l’adresse de collecte. Pour cela, on met en place un système de redirections intelligentes.
Techniquement, il s’agit de configurer des règles dans la boîte mail du client ou dans une adresse créée pour l’occasion. Dès qu’un email provenant d’un fournisseur identifié arrive, la redirection s’exécute instantanément. Mais ces règles vont beaucoup plus loin que “si expéditeur = EDF, alors transférer”.
Les outils modernes permettent d’analyser l’objet du mail, la présence d’un PDF, certains mots comme “facture”, “invoice” ou “relevé”, ou même des patterns qui indiquent un document comptable. Ce sont des filtres qui se déclenchent automatiquement, jour et nuit, sans intervention humaine.
Le cabinet peut aussi créer une adresse intermédiaire, par exemple factures@client.fr, qui est communiquée à tous les fournisseurs importants. Cette adresse redirige tout son contenu vers l’adresse de collecte.
Le maillage consiste à multiplier ces points d’entrée pour que rien ne se perde. Et une fois que cela tourne, le collaborateur ne reçoit plus jamais ces phrases qui l’assommaient : “Ah oui, j’avais reçu la facture, j’ai oublié de vous la transférer…” ou “Je croyais que ça se faisait automatiquement”.
Avec ce système, ça se fait réellement automatiquement.
3. La récupération à la source : aller chercher les factures directement chez les fournisseurs
C’est la brique la plus puissante et la plus spectaculaire. Les outils capables de se connecter aux portails fournisseurs corrigent la principale faiblesse du client : il n’a jamais le réflexe de télécharger ses factures.
Pour chaque portail, l’outil fonctionne comme un collaborateur ultra disciplinaire. Il se connecte automatiquement à EDF, Orange, Amazon Business, Free, Engie, les régies publicitaires, les plateformes e-commerce, les outils SaaS, et parfois même les banques. Une fois connecté, il scanne l’historique, récupère toutes les factures disponibles, télécharge les nouvelles dès qu’elles sont publiées et les pousse dans l’outil comptable via l’adresse de collecte ou une API interne.
Concrètement, cela signifie que même si le dirigeant ne se connecte plus jamais à son portail fournisseur, les factures remontent quand même. Même s’il ne sait pas que sa facture Orange est en ligne, elle arrivera dans le système. Même s’il oublie qu’Amazon Business n’envoie jamais ses factures par mail, l’automatisation corrige son oubli.
À l’intérieur de l’outil, les factures récupérées subissent exactement le même traitement que celles reçues par email : extraction, OCR, matching fournisseur, pré-classement, intégration dans le workflow.
Là où un collaborateur aurait dû ouvrir dix portails, trouver des identifiants, cliquer, télécharger, trier, renommer et transférer, l’outil fait tout cela automatiquement.
4. Quels outils utiliser, comment les choisir et comment ils fonctionnent en pratique
Les cabinets utilisent principalement trois familles d’outils.
La première famille regroupe les plateformes “cycle fournisseur complet”, qui gèrent à la fois la collecte automatique, la validation interne et le paiement. Elles fonctionnent comme un cockpit d’achat : elles récupèrent les factures, les lisent, les proposent à validation, organisent les workflows et préparent les paiements.
- Ces plateformes incluent notamment : Libeo, Regate, Yokoy, Spendesk Invoices, Payfit Factures, Jenji Invoices, PennyLane côté module Achats, Tiime Business, Weproc (workflow d'achat et réception), Zeendoc (GED + flux fournisseurs), Esker Procure-to-Pay, Kyriba AP Automation.
Elles conviennent aux PME, groupes multi-sites ou clients qui souhaitent professionnaliser le pilotage achats.
La deuxième famille est celle des outils comptables nouvelle génération, qui intègrent directement la collecte. Ces environnements unifient tout : récupération des factures, saisie automatisée, rapprochement bancaire, flux de trésorerie.
- Dans cette famille, on trouve : Pennylane, MyUnisoft, Indy (TPE/indépendants), Dext Precision + Dext Prepare (connecteurs + capture), Odoo (module Achats + Factures), Axonaut (gestion + facturation + achats), Kwiper (partie GED + flux), Zoho Books (collecte + OCR), Holded, Noe (Cegid) pour l’univers expert-comptable.
Ces solutions conviennent aux cabinets qui veulent un outil central unifié où tout converge sans multiplier les briques.
La troisième famille est celle des outils de pré-compta. Ils se branchent sur n’importe quel logiciel de production et servent d’usine d’automatisation en amont : collecte mail, OCR, classification, synchronisation vers Sage, ACD, Cegid, MyUnisoft et autres.
- On y retrouve : Chaintrust, Dext Prepare, Receipt Bank, GetMyInvoices (spécialiste de la collecte portail fournisseur), Rydoo Invoices, Expensya Invoices, N2F Invoices, Zeendoc en mode pré-compta, Welyb (GED + factures), Hubdoc (Xero), Sage AutoEntry, Mooncard Invoices.
Ces outils excellent pour des cabinets qui veulent maximiser l’automatisation sans forcément changer de logiciel comptable principal.
Dans chaque cas, le fonctionnement interne est toujours basé sur les mêmes principes : analyse automatisée, structuration des données, apprentissage progressif du dossier.
Les coûts varient selon le volume de factures et le périmètre. Un client standard coûte quelques dizaines d’euros par mois. Un client multi-entités ou à gros flux peut coûter plus cher. Mais la comparaison doit se faire avec le coût réel du manuel : une seule heure économisée par semaine rembourse largement l’abonnement.
5. Comment déployer tout cela dans un cabinet : la feuille de route réaliste
Mettre en place ce système ne demande pas de transformation massive. Il faut commencer par cartographier les flux : quels fournisseurs génèrent le plus de factures ? Où les clients envoient-ils leurs documents ? Quels portails sont incontournables ?
Ensuite, on choisit les outils adaptés à la réalité du cabinet, puis on active l’adresse de collecte sur les dossiers pilotes. On met en place les redirections mail, on change les adresses de facturation chez les fournisseurs faciles à paramétrer et on connecte les portails prioritaires.
Au bout d’un mois, le volume de relances chute. Au bout de trois mois, les factures arrivent toutes seules. À ce moment-là, on étend à d’autres dossiers. Le cabinet récupère alors des dizaines d’heures homme par mois, sans changer son organisation interne.
6. Ce que cela change réellement pour un cabinet
Le cabinet gagne du temps, de la marge, de la sérénité. Les collaborateurs retrouvent leur métier d’analyste plutôt que celui de secrétaires ou d’archéologues du PDF. Les TVAs deviennent prévisibles. Les clôtures ne sont plus prises en otage par un client qui n’envoie rien. Le risque fiscal diminue, car chaque facture retrouve sa place.
Pour les clients aussi, c’est un changement radical. Ils n’ont plus à penser à leurs factures. Ils sentent que le cabinet est organisé, moderne, fiable. Ils perçoivent une vraie valeur, différente de la simple saisie.
Un cabinet qui a automatisé la collecte a déjà plusieurs années d’avance sur ceux qui attendent encore que la réglementation vienne les sauve
Conclusion
La chasse aux factures d’achat non reçues est devenue l’une des plus grandes sources de perte de temps en cabinet, alors qu’elle ne crée aucune valeur et n’a plus aucune raison d’exister. Tant que la collecte repose sur les clients, le chaos restera la norme : relances interminables, clôtures retardées, dossiers incomplets, stress et frustration des équipes.
Mais les cabinets qui automatisent dès maintenant basculent dans un autre monde. Les factures arrivent seules, déjà lues, classées et prêtes à être traitées. Les collaborateurs arrêtent de fouiller, de deviner et de reconstituer ; ils retrouvent leur vrai métier. Les clients sentent immédiatement la différence : plus de tranquillité, plus de fiabilité, plus de professionnalisme.
La facturation électronique n’apportera pas, à elle seule, cette transformation. L’avantage compétitif se crée aujourd’hui. Ceux qui structurent leur collecte maintenant gagneront des années d’efficacité, de marge et de sérénité d’avance. Ceux qui attendent continueront à courir après des PDF qui n’arrivent jamais.
L’automatisation n’est pas un outil : c’est un changement de jeu. Et les cabinets qui l’adoptent ne reviennent jamais en arrière.
Questions fréquentes
Comment fonctionne exactement une adresse mail de collecte et est-ce sécurisé pour les données sensibles ?
L’adresse de collecte traite automatiquement chaque facture (lecture, OCR, classement), sans intervention humaine. Elle repose sur des protocoles sécurisés comparables aux standards des éditeurs comptables, avec traitement cloisonné des données.
Les redirections automatiques ne risquent-elles pas de transférer trop d’emails inutiles ?
Non. Les règles peuvent filtrer par expéditeur, mots-clés, pièces jointes ou formats, ce qui limite la redirection aux seuls emails susceptibles de contenir des factures.
Que se passe-t-il si un fournisseur ne figure pas encore dans la base ou si l’OCR se trompe ?
L’outil crée une fiche fournisseur provisoire ou propose une correspondance. Le collaborateur valide une seule fois, et le système apprend pour les prochaines factures.
Les connecteurs portails récupèrent-ils aussi l’historique des factures ou seulement les nouvelles ?
Oui, la plupart scannent l’historique dès la première connexion, ce qui permet de combler les trous des mois précédents et de sécuriser les dossiers TVA et clôtures.
Faut-il changer tout le logiciel comptable du cabinet pour automatiser la collecte ?
Non. Les solutions de pré-compta s’intègrent à Sage, ACD, Cegid, MyUnisoft, etc. L’automatisation peut donc fonctionner sans modifier l’environnement de production.
